اللجان الدائمة والمؤقته

• التنظيم الناجح لأعمال اللجان يقتضي وجود هيكلاً داخلياً مرناً للجنة، تنسيقاً فعالاً لعلاقات اللجنة مع باقي أجهزة الجمعية، وأسلوباً إدارياً ناجحاً في تسيير أعمال اللجنة.

 = الهيكل الداخلي للجنة:

• تعتمد اللجنة هيكلاً داخلياً بسيطاً، وهو الرئيس والمقرر. عادة ما يكون رئيس اللجنة عضواً من الهيئة الادارية، ويشترط أن لا يكون هذا العضو رئيساً لأكثر من لجنة. أما بالنسبة للمقرر، فيمكن أن تعين اللجنة مقرراً دائماً لها أو أن تتم تسميته في كل اجتماع.
• تقوم العضوية في اللجان بالأساس على انتساب أعضاء الهيئة العامة فيها، وترتبط العضوية في اللجان بطبيعة المهام التي تقوم بها، فمعيار التخصص هو أحد معايير انتقاء الاعضاء في اللجان، كما تعتبر السمات الشخصية والمهارات من المعايير الهامة التي من المفضل العودة إليها عند اختيار أعضاء اللجان، كما يعتبر التفرغ للعمل مع اللجنة من المعايير الواجب توافرها في العضو.
• يمكن للجان أن تستخدم عدة طرق لاستقطاب العضوية فيها، مثل: وضع قسم خاص باللجان التي يرغب المشترك في الجمعية أن ينضم إليها، ويمكن وضع هذا القسم الخاص في طلب الانتساب أو عن طريق ذكر اللجان وأهدافها ومهامها في نشرات تعريفية، أو عن طريق الاجتماعات السنوية، أو باستخدام البريد الالكتروني ... وغيرها من الوسائل. أما في اللجان المؤقتة فيمكن ضم أعضاء من خارج الجمعية نظراً لاختصاصهم ومهاراتهم التي يتميزون بها.
• يمكن اشتراط أن لا ينتسب العضو الواحد لأكثر من لجنتين أو ثلاث لجان. ويدعم هذا الهيكل الإداري البسيط ارتباط أعضاء اللجنة الواحدة بعلاقة "فريق العمل" واعتماد أسلوب تشاركي في نقاشات وقرارات لجنتهم.

= علاقة اللجان مع باقي الأجهزة:

تستقل اللجان في عملها عن الهيئة الادارية، فاللجنة هي التي تضع أهدافها ومهامها وخطط عملها بمفردها، ولكن استقلالية اللجنة عن الهيئة الادارية لا يعني عدم التنسيق، فلا بد أن تقوم اللجنة باطلاع الهيئة الإدارية على إنجازاتها والنشاطات التي تقوم بها والنشاطات التي تنوي القيام بها.

يساعد الكادر الاداري اللجان في تنفيذ أعمالها، ومن المهم جداً أن يشارك مدير الجمعية أو المدير التنفيذي في اجتماعات اللجان أو أن يوكل هذه المشاركة إلى أحد العاملين. وفي كثير من الجمعيات يوجد موظف يحمل مسمى "منسق اللجان" يشارك في اجتماعات كافة اللجان.
لا بد أن تنسق اللجان فيما بينها أيضاً، خاصة وأن الكثير من أعمالها يعتبر مكملاً لأعمال بعضها البعض، ويمكن تحقيق هذا التنسيق من خلال تحديد اجتماع شهري لرؤساء اللجان يشارك فيه المدير التنفيذي والعاملين المعنيين بأعمال اللجان.

= الإدارة الناجحة لأعمال اللجنة:

من اهم متطلبات نجاح اعمال اللجنة وجود ما يلي:

• أن تضع اللجنة أهدافاً ومهاماً واضحة لها.
• أن تضع مواعيد اجتماعات تتناسب مع أعضائها وأن تضمن الإلتزام بها.
• وضع خطط عمل وبرامج عمل تترجم المهام التي ستباشرها اللجنة.
• توثيق أعمال اللجنة وإعداد تقارير عمل تصف مخططاتها وانجازاتها وأن يتم توزيعها على المعنيين في الجمعية.
• الحرص على وجود المشاركة الفعّالة من قبل أعضاء اللجنة.
  خلاصة: تعتمد اللجنة هيكلاً إدارياً بسيطاً يحقق المرونة في تسيير شؤونها، وتقوم اللجنة على ايجاد علاقات تنسيق وتعاون مع الهيئة الإدارية والعاملين وباقي اللجان، وتعتمد أسلوباً فعالاً في التخطيط لأعمالها وتنفيذها.

= نصائح وتوجيهات :

• على اللجنة أن تصيغ عبارات مكتوبة تبين مسئولياتها والخطوط التي تسير على هداها، والأهداف السنوية لها، وأن تراجع وتنقح تلك العبارات بصورة دورية.
• ينبغي ترشيح رئيس للجنة ذي فعالية يتفهم بوضوح عمل الجمعية ودور اللجنة وأهميتها.
• يتعين اختيار أعضاء اللجنة من بين المشهود لهم بالخبرة والمهارات والاهتمامات التي تدعم أهداف اللجنة، وبحيث تتكامل مواهب كل عضو من أعضاء اللجنة مع ما يتمتع به أقرانه من باقي الأعضاء.
• كتابة مهام كل عضو في اللجنة والعمل على توزيع المهام بينهم.
• وضع أساسيات علاقة اللجنة مع باقي أجهزة الجمعية.
• توفير المعلومات الوافية لأعضاء اللجنة لمساعدتهم في اتخاذ القرارات.
• إعداد تقارير عما أنجزته اللجنة من أعمال في التوقيتات المناسبة، وتوزيعها على المعنيين في الجمعية.
• تحديد جداول مواعيد الاجتماعات مسبقاً بفترة كافية بالتشاور مع الأعضاء والإستغلال الأمثل لوقت الاجتماع عن طريق توزيع المواد وجدول أعمال الاجتماع قبل انعقاده بفترة كافية، وعن طريق المرور على نقاط جدول الأعمال بنفس أسلوب اجتماعات الأعمال.
• إجراء تقييماً سنوياً لإنجازات اللجنة بالنسبة لأهدافها.